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OA系統選型中存在哪些誤區?

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  OA辦公系統雖然早已走進千萬企業。但爆發式推出的概念、觀點、產品令人應接不暇,許多企業對OA系統的認知遠未成熟。OA系統的在選與被選之間總有許多的“不對稱”,企業用戶與OA軟件廠商之間難于“雙贏”。那么企業應該如何正確認識OA?OA系統選型中存在哪些誤區?


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誤區一:OA只是簡單的行政辦公,可以隨便選型。


  不知道有多少企業負責人是抱著這樣的想法去采購OA的。事實上,還翻著這種老黃歷的企業不在少數。上OA的目的也只是簡單的實現電子化辦公,收發文,并且一切由信息部門說了算就好。這種認知的可怕就在于“殺雞用了宰牛刀”。


  OA辦公系統發展到今天,在企業中發展成了一個龐大的信息中心,流轉著大量的數據,每天從考勤、文件收發、審批流轉再到數據報表等等,早已從單一的行政管理功能發展到了業務、項目、合同管理等,橫向上OA辦公系統實現了與其他管理軟件的數據融合,縱向上也實現了應對企業管理需要的功能擴展,這就是“開放性”的意義所在。


  基于OA辦公系統的重要性,需要謹慎選型。而隨便買的后遺癥就是花費了人力物力財力的OA辦公系統卻完全不能應對目前的辦公需求,更遑論與未來潛在的需求相契合了。在選型階段,就要認真做好OA產品的了解,搜集好企業自身需求,了解OA辦公系統都可以做些什么。


誤區二:廣告即產品,方案即產品。


  這部分誤區發生在選型階段。企業在選型OA階段,會收集意向OA廠商的產品白皮書、解決方案或PPT之類的介紹資料,以便企業全面的了解產品。而這里容易出現的一個誤區就是單以方案論優劣!


  我們都知道,方案書是廠商精心編輯的,只是一種“廣告”,描述的是一種“完美”的系統和應用,性能強大,無所不能。但實際上,這些方案書中的很多內容都是理想化的,要么無法實現,要么需要極高的成本才能實現。方案中并不能完全表現OA系統是否適用本企業,更不用說系統使用是否簡便、是否開放、是否穩定等情況。OA廠商產品如果單以方案來比較,可參考性很小。


  因此OA辦公系統選型時是需要面對面了解的,“真刀真槍”的去對比,認真了解每一款意向OA廠商的辦公產品。


誤區三: 以自身“需求”論OA軟件品質


  與單一從方案論資質相反,有些企業卻過于追求自身需求,認為普通的OA無法解決問題,需要完全契合需求的“個人定制”。最常見的做法是:企業在選型OA時,把空的需求表單發給企業各部門,整理一段時間后收集上來,對各部門的需求進行匯總歸納,形成總體的需求概況方向;然后整理出一個非常全面但缺乏個性需求考慮的需求作為標的文件,然后讓各個OA系統廠商去做文件。


  這樣的做法貌似解決了所有部門的需求問題,但許多失敗的實施案例證明,這樣定義出來的OA系統,最終實施時都面臨整體與企業個性化需求、復雜與易用、很多具體功能使用不起來等沖突。更不用說專項定制的時間與費用問題。


  其實這種誤區的解決很簡單,做好OA品牌的調查工作,抓住幾大主流OA(如泛微OA、華天動力協同OA系統、致遠OA等)的產品特點,在常規功能基礎上增加企業的有效需求,進行“有限定制”。


誤區四:OA辦公系統能夠馬上見效


  冰凍三尺非一日之寒,企業管理上的許多癥結形成也非一朝一夕,但許多企業卻指望OA系統上線能解決所有的問題,最好能夠馬上看到成果,這是有多么的不現實!


  首先OA系統要完全融入企業需要一個過程,不是一蹴而就的。所以OA系統的運用應該是循序漸進、堅持不懈的。它只有按照既定的目標,一步一步去實現,才能夠達到預期效果。另外,OA系統只是一個工具,首先需要企業有正確的組織文化和管理制度,完全指望OA系統來變革企業管理是不現實的,它只能是協助企業管理,完善企業管理,提升企業管理。它需要企業至上而下持續的支持和堅持,如果上面的管理者不用,那么下面的員工肯定也用不好,所以管理者對OA系統的應用起到龍頭的作用。這也就是華天動力OA系統倡導的“智慧協同”理念的原型,企業OA系統使用需要實現執行、管理、決策的協同一體化。


  總結:OA辦公系統早已不是當初那個“辦公自動化”的軟件,今天的OA正在朝著平臺化方向發展,正在集成越來越多的企業管理功能與數據。在龐大的市場沖擊下,OA軟件廠商也正在走向兩極分化的趨勢:起步早、技術硬、產品成熟的OA軟件廠商經受住了市場的嚴峻考驗,泛微、華天動力、致遠等品牌迅速成長。而未經得住考驗的廠商則漸漸被市場淘汰。這是企業用戶的選擇,也是時代的選擇。