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華天動力協同OA系統:四步走實現企業流程電子化

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  流程是企業運作的基礎,企業所有的業務都需要流程來驅動。在企業中,各個流程的流轉帶動整個企業的運轉,不夸張的說,流程管理不善的企業是無法前進發展的。所以說,無論是初創企業,處于發展中期企業,還是處于平穩發展階段的企業都應該重視用制度和流程來進行管理,而最科學合理的流程電子化進階之路就是“四步走”。

  今天,我們便將企業流程電子化管理的“四步走”方法論分享給大家:

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  第一步:梳理流程

  幾乎所有的企業對于企業內部管理都有一套自己的規章制度,而梳理流程便是企業根據自身規章制度和業務習慣進行工作流程的梳理,從而匯總成一套完整的管理流程。

  梳理流程是企業流程電子化的第一步,在梳理流程的過程中,我們可以把企業分散龐雜的流程信息收集起來,把錯綜復雜的流程信息整理起來,為企業固化流程和簡化流程打好基礎。


  第二步:固化流程

  當我們梳理好企業的各類流程,就會發現不同部門、不同工作所對應的流程的數量是十分龐大的,而我們固化和簡化流程的過程,就是要把不同流程中相同的部分提取出來,形成一個通用流程,成為企業通用的、固定的工作準則。

  雖然大部分企業都十分重視企業的流程管理,并制定了詳細的流程管理內容,但是這些流程管理方法卻難以落地,這時,企業便需要通過IT系統將企業梳理并固定好的流程規則執行起來,全面提高流程管理效率。

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  第三步:監控流程

  所謂監控流程是對企業的流程數據和工作環節進行監管。通過電子化流程管理,管理者可以隨時查看下屬員工的工作留痕,了解工作進展,監督流程狀態,實現對整個企業流程運轉情況的監管。同時,管理者可以通過流程統計報表進行大數據挖掘,以數據信息為依據做出科學決策。

  在監管流程的過程中,我們可以對所有審批超時情況進行統計總結,對所有部門的超時情況進行查看,如根據所有審批數和超時審批總數,計算出超時百分比;我們可以對所有審批人批閱時間進行統計總結,查看所有人平均批閱時間;我們也可以對審批流轉記錄中的流轉時間進行地平均統計,查看各工作的耗時流程排名等。

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  正如上圖所示的幾個流程統計圖,我們可以了解企業內各類工作流程的使用次數和使用頻率,了解企業員工發起申請的數量,了解哪些企業員工手中有大量待辦事項沒有完成,知道哪些工作環節有審批超時的情況等等。通過對這些流程數據的統計與分析,企業管理者便可以針對不同的工作人員和工作環節做以調整,為優化流程提供科學依據。


  第四步:優化流程

  優化流程是電子化流程管理的最后一步,通過監控,管理者可以看到整個工作流程中存在的問題或可以優化的細節。以對工作各環節的時間管控為例,通過對工作時間的監控,管理者可以獲悉每一個工作環節所花費的時間,從而對工作環節做出細化和科學的調整,最終達到優化企業工作流程,改善企業工作,全面提升企業工作效率的目的。

  在這四個步驟中,企業可以實現對工作流程的優化管理,從梳理到固化,從監控到優化,并在管理流程的過程中再次梳理、再次固化、再次監控,以達到持續優的化循環式流程管理,全面提升企業效率,加強企業內控力度。


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  華天動力根據企業16年信息化建設服務經驗,結合超過13000家企事業單位的實際應用案例,總結出企業流程管理的四大步驟,通過四步走方法論幫助企業提升內部運營效率。從決策到執行,從操作到記錄,從反饋到統計,從統計又返回到決策,華天動力協同OA系統可以幫助企業實現工作流程的閉環管理。

  在這個閉環管理中,企業可以明確人、事、法、監的管理規律:什么人去做什么事,這件事要怎么做,這件事怎樣監管,什么時間完成,反饋的結果如何,在事件中我們積累了那些經驗,這整個流程都會被完整記錄并形成統計,為同類工作的決策提供更有力的數據支撐,從而優化企業的管理,推動企業的進步與發展。